1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Razón Social: Centro de Gestión Migratorio
Domicilio: Calle 25 sur # 69-05 Of-01, sector La Estrada, Colombia
Teléfono / WhatsApp: +57 301 475 9558
Correo electrónico: centrogestionmigratorio@gmail.com
Sitio web: www.centrogestionmigratorio.com
El Centro de Gestión Migratorio actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recopila de sus clientes, usuarios, prospectos y terceros relacionados con sus servicios de asesoría migratoria legal.
2. Marco Legal Aplicable
La presente política se fundamenta en la normatividad colombiana vigente en materia de protección de datos personales:
- Constitución Política de Colombia, Artículo 15: Derecho a la intimidad y al buen nombre.
- Ley 1266 de 2008: Disposiciones generales del hábeas data.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012: Régimen general de protección de datos personales en Colombia.
- Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 3, Capítulo 25): Reglamentación de la Ley 1581 de 2012.
- Circular Externa 002 de 2015 de la SIC: Instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.
- Demás normas que la adicionen, modifiquen, complementen o deroguen.
3. Definiciones
Para efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012:
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual o biométricos.
- Dato público: Dato calificado como tal por la ley o la Constitución Política.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otras.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita a través de la cual se informa al titular sobre la existencia de la política de tratamiento.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
- SIC: Superintendencia de Industria y Comercio, entidad de vigilancia y control en Colombia.
4. Datos Personales que Recopilamos
El Centro de Gestión Migratorio recopila y trata las siguientes categorías de datos:
| Categoría | Tipos de datos | Fuente |
|---|---|---|
| Identificación | Nombre completo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, nacionalidad, país de origen | Directamente del titular |
| Contacto | Correo electrónico, teléfono, WhatsApp, dirección de residencia | Directamente del titular |
| Migratorio / Legal | Historial migratorio, visas anteriores, pasaportes, estatus migratorio, documentos de viaje | Directamente del titular |
| Familiar | Estado civil, datos de familiares directos (solo para reunificación o procesos familiares) | Directamente del titular |
| Académico / Laboral | Nivel educativo, institución, empleador, cargo, experiencia laboral (para visas de trabajo o estudio) | Directamente del titular |
| Navegación web | Dirección IP, cookies, páginas visitadas, tiempo de navegación | Automática / navegador |
No recopilamos datos bancarios o financieros completos (solo referencias de pago necesarias para la facturación de honorarios) ni datos de tarjetas de crédito.
5. Finalidades del Tratamiento
Los datos personales recopilados serán utilizados para las siguientes finalidades, todas directamente relacionadas con la prestación de nuestros servicios:
- Prestación y gestión de servicios de asesoría migratoria, incluyendo la preparación y presentación de solicitudes de visas, residencias, ciudadanías, asilo y reunificación familiar.
- Comunicación con el titular sobre el estado de su proceso migratorio y cualquier requerimiento de las autoridades competentes.
- Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales derivadas de la prestación del servicio.
- Presentación de documentos ante autoridades migratorias nacionales e internacionales, embajadas y consulados, con autorización expresa del titular.
- Envío de información relevante sobre cambios en normativas migratorias que puedan afectar el caso del titular.
- Facturación y cobro de honorarios profesionales.
- Estadísticas internas y mejora de la calidad del servicio (en forma anonimizada).
- Envío de comunicaciones comerciales sobre servicios relacionados, únicamente con la autorización expresa del titular.
- Cumplimiento de requerimientos legales, judiciales o administrativos de autoridades competentes.
- Gestión de reclamaciones, quejas y solicitudes de los titulares.
6. Principios Rectores del Tratamiento
El Centro de Gestión Migratorio garantiza que el tratamiento de datos personales se realizará bajo los siguientes principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
- Principio de legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a las disposiciones legales vigentes.
- Principio de finalidad: El tratamiento responde a una finalidad legítima, informada al titular.
- Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Principio de veracidad o calidad: Los datos deben ser veraces, completos, exactos, actualizados y comprensibles.
- Principio de transparencia: El titular puede conocer en todo momento la existencia y el uso de sus datos.
- Principio de acceso y circulación restringida: Los datos están disponibles únicamente a quienes tienen autorización legal o del titular.
- Principio de seguridad: Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
- Principio de confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento está obligada a guardar reserva.
7. Derechos del Titular de los Datos
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
Derecho de Acceso
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que reposen en nuestras bases de datos.
Derecho de Rectificación
Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Derecho de Supresión
Solicitar la eliminación de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios legales o haya sido revocada la autorización.
Derecho de Revocación
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.
Derecho de Queja
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la normativa de protección de datos.
Derecho a no ser Objeto de Decisiones Automatizadas
No ser objeto de decisiones adoptadas únicamente sobre la base de tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos.
Derecho a la Información
Ser informado por el responsable del tratamiento sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Derecho a Oponerse
Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas, en particular para fines comerciales o de mercadeo.
8. Procedimiento para Ejercer sus Derechos
El titular, sus causahabientes, representantes o apoderados podrán ejercer sus derechos mediante los siguientes mecanismos:
8.1 Consultas
El titular puede consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos. Atenderemos la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recepción. Si no es posible atender en dicho plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales.
8.2 Reclamos (Corrección, Supresión, Revocación u Oposición)
El titular puede presentar un reclamo mediante solicitud escrita que deberá contener: identificación del titular, descripción clara de los hechos, documentos que se quieran hacer valer y finalidad perseguida. El trámite tendrá una duración máxima de quince (15) días hábiles. Si el reclamo no está completo, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas.
8.3 Canales de atención
Las solicitudes se pueden presentar a través de:
- Correo electrónico: centrogestionmigratorio@gmail.com (con asunto: "Solicitud Habeas Data")
- Presencialmente: Calle 25 sur # 69-05 Of-01, La Estrada, Colombia
- WhatsApp: +57 301 475 9558 (solo para solicitudes iniciales)
En todos los casos se expedirá un número de radicado y se confirmará la recepción de la solicitud dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
9. Transferencia y Transmisión de Datos
El Centro de Gestión Migratorio podrá transferir o transmitir datos personales a terceros únicamente en los siguientes casos y con las garantías que exige la ley:
- Autoridades migratorias: Embajadas, consulados, Cancillería, autoridades de migración de países destino, cuando sea necesario para la gestión del proceso migratorio del titular. Esta transferencia es esencial para la prestación del servicio y requiere autorización expresa previa.
- Aliados jurídicos: Abogados corresponsales en el exterior que participen en la gestión del caso, bajo acuerdos de confidencialidad.
- Proveedores tecnológicos: Servicios de almacenamiento en la nube, correo electrónico y gestión documental, sujetos a políticas de privacidad compatibles con la normativa colombiana.
- Autoridades judiciales o administrativas: Cuando exista orden judicial o requerimiento legal expreso.
No vendemos, arrendamos ni comercializamos datos personales a ningún tercero para fines distintos a los aquí descritos.
Las transferencias internacionales de datos se realizarán únicamente a países con niveles de protección adecuados o bajo cláusulas contractuales de protección, de conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
10. Medidas de Seguridad
El Centro de Gestión Migratorio implementa medidas técnicas, administrativas y humanas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, destrucción o alteración:
- Almacenamiento de documentos en plataformas con cifrado de datos en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256).
- Control de acceso mediante autenticación de dos factores para todos los sistemas que contienen datos de clientes.
- Acuerdos de confidencialidad firmados por todos los colaboradores y aliados que tengan acceso a información de clientes.
- Política de mesas limpias y escritorios seguros en las instalaciones físicas.
- Copias de seguridad periódicas en entornos aislados.
- Capacitación regular del personal en protección de datos y manejo de información confidencial.
- Plan de respuesta a incidentes de seguridad de la información.
En caso de incidente de seguridad que comprometa datos personales, notificaremos a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en los términos establecidos por la normativa vigente.
11. Tiempo de Conservación de los Datos
Los datos personales se conservarán durante los plazos necesarios según la finalidad del tratamiento:
| Categoría | Período de conservación | Fundamento |
|---|---|---|
| Expedientes de clientes activos | Durante la vigencia del contrato y 5 años posteriores | Obligaciones contractuales y legales |
| Documentos migratorios | 10 años desde la finalización del proceso | Prescripción de acciones legales |
| Datos de facturación | 10 años | Normativa tributaria y contable |
| Datos de contacto (formulario web) | 2 años desde la última interacción | Gestión de prospectos |
| Datos de navegación (cookies) | 12 meses máximo | Análisis de uso del sitio |
Transcurridos estos plazos, los datos serán suprimidos de manera segura o anonimizados para fines estadísticos, salvo que exista una obligación legal de conservación más prolongada.
12. Tratamiento de Datos Sensibles
En el ejercicio de sus servicios, el Centro de Gestión Migratorio puede llegar a tratar datos considerados sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, tales como:
- Datos de salud (para procesos que lo requieran como parte de requisitos consulares).
- Datos sobre origen étnico o racial (en casos de asilo o refugio).
- Convicciones políticas o religiosas (en solicitudes de asilo por persecución).
El tratamiento de datos sensibles se realizará únicamente con autorización explícita del titular, cuando sea estrictamente necesario para el proceso migratorio, y bajo las máximas medidas de seguridad y confidencialidad. El titular no estará obligado a suministrar datos sensibles, salvo que sean exigidos por la autoridad migratoria competente del país de destino.
13. Datos de Menores de Edad
Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y las directrices del Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006), el tratamiento de datos de menores de edad está especialmente protegido.
Cuando el proceso migratorio involucre menores de edad (como en casos de reunificación familiar o visas de estudiante), los datos del menor solo serán tratados:
- Con autorización expresa del representante legal (padre, madre o tutor legal).
- Para las finalidades directamente relacionadas con el trámite migratorio.
- Garantizando el interés superior del menor en todo momento.
No solicitamos datos de menores de edad a través de nuestro formulario web. Si usted es menor de edad, por favor solicite a su representante legal que gestione el proceso.
14. Canales de Contacto para Asuntos de Privacidad
Para ejercer sus derechos como titular de datos personales, presentar quejas, reclamos o consultas relacionadas con el tratamiento de sus datos, puede contactarnos a través de:
📋 Oficial de Privacidad — Habeas Data
Correo electrónico: centrogestionmigratorio@gmail.com
Asunto: "Solicitud Habeas Data — [Su nombre]"
Teléfono / WhatsApp: +57 301 475 9558
Dirección: Calle 25 sur # 69-05 Of-01, La Estrada, Colombia
Horario de atención presencial: Lunes a Viernes, 8:00 a.m. – 5:00 p.m.
También puede presentar reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
Sitio web: www.sic.gov.co · Línea gratuita: 01800-910165
15. Vigencia y Modificaciones de la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigor el 1 de enero de 2025 y permanecerá vigente hasta tanto no sea modificada o derogada por el Centro de Gestión Migratorio.
Nos reservamos el derecho de modificar esta política en cualquier momento, en virtud de cambios normativos, jurisprudenciales o de nuestras prácticas internas. Cualquier modificación será notificada a través de:
- Publicación en nuestro sitio web con indicación clara de la fecha de actualización.
- Notificación por correo electrónico a los titulares registrados, cuando los cambios sean sustanciales.
El uso continuado de nuestros servicios tras la publicación de las modificaciones constituirá aceptación de las nuevas condiciones.
Esta política fue adoptada por la dirección del Centro de Gestión Migratorio, en cumplimiento del artículo 13 del Decreto 1074 de 2015, y se encuentra inscrita en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
